溝通是一種技巧,甚至是在職場中生存和發展的必要技巧。溝通也是審計人員必須要掌握的審計技術,缺少這種技術,審計人員的工作開展可能舉步維艱。審計人員要學會溝通,尤其是對那些不善溝通或不愿溝通的審計人員。
即使信息技術在審計領域中應用得越來越廣泛,溝通也是審計工作中無法忽略或忽視的重要環節。
很多時候,由于審計人員由于溝通不利,給審計項目的開展帶來很多麻煩,甚至造成沖突。尤其是審計人員在與被審計單位溝通審計發現時,更是要注意以下幾個事項:
1.注重職場禮節。審計人員首先要對被審計對象以禮相待,在稱呼前加上“職務”或“老師”等表示尊敬,不要讓被審計單位的人員覺得審計人員居高臨下。其次,審計人員要避免使用不禮貌的用語,如“我不同意你的解釋”、“你們怎么這么鋪張浪費”等,更不能使用惡意評價的語言,如“你這是混淆事實”、“你們怎么這么沒有責任心”等。
2.不使用“你”、“你們”等有對立性的人稱措辭。尤其對于內部審計來說,和被審計單位不是敵對的關系,應該是合作的關系。審計人員在溝通審計發現時,不要說“你的行為違反了制度”、“你們一定沒有遵守規定流程”等等,而是要盡量使用帶有中性的、針對事情的措辭,甚至可以通過用“我們”,來拉近距離,如“我們財務部門對預算是如何控制的?”
3.不使用夸大性、主觀性的詞語。審計人員在溝通審計發現時,不應該使用“太離譜”、“過于虛高”等詞語,或者直接進行主觀判斷,如“你們這種操作肯定存在舞弊風險....."而應就具體數據來說,如“高于市場價格50%”、“超過公司制度規定標準的30%”等。
4.與溝通者取得共識或共鳴。審計人員在溝通具體審計發現前,應該與被審計對象在一些總體方面找到共同點。如“被審計對象支持內部審計工作能給組織增加價值的理念”、“審計人員對目前被審計單位業績和經營壓力也表示理解”等等。與溝通者取得共識或共鳴,更容易拉近審計人員與被審計單位的距離。
5.不要輕易把對方逼進死胡同。審計人員不應該在溝通審計發現時,說諸如此類的話:如“你最終還是承認了審計人員的判斷”、“你應該為你的行為承擔一切后果”、“你應該服從審計人員的權威”等等。審計人員應該明白,溝通的目的不是為了征服被審計對象,而是為了讓被審計對象接受審計發現的事實。
6.不要把解釋的語言當成不同意見。被審計對象會就審計發現發表自己的看法。有時候這些看法是為了解釋行為發生的背景、原因以及個人的觀點。審計人員不要將觀點、解釋的表達當作不同意見而與被審計對象針鋒相對,這將引發不必要的麻煩。
每個人或多或少對別人挑毛病感到不舒服。審計工作盡管不是給別人挑毛病和找不足,但也會引起別人的反感和抵觸情緒。不僅在審計發現的溝通時需要掌握和運用一些技巧,在審計訪談中也是要掌握和運用一定的技巧,這樣,才能取得預期的效果。